Entreprendre vos rapports annuels avec créativité et élégance
Il est possible que vous vous posiez la question: « est-ce que notre organisation a VRAIMENT besoin d’un rapport annuel? » Si c’est le cas, la réponse est un OUI retentissant! La création d’un rapport annuel est un aspect essentiel de la gestion d’un organisme à but non lucratif. Le rapport encourage la responsabilité et la transparence, et agit en tant qu’archive entre l'organisation, ses parties prenantes et ses supporters. De plus, les rapports annuels aujourd’hui n’ont plus besoin d’être des documents d’une cinquantaine de pages! Un rapport efficace peut très bien être court, engageant, et créatif. Nous partagerons de bons exemples un peu plus loin. Mais, pour l’instant, concentrons-nous sur la préparation d’un tel rapport.
1. Créer un plan... et un modèle! La création d’un calendrier énumérant toutes les tâches en lien avec la préparation du rapport annuel peut sincèrement faciliter la chose. Sur ce calendrier, que l’on peut partager avec son équipe, on peut s’assurer de marquer les dates et les tâches essentielles. Même si ça peut sembler un peu farfelu au début, commencer 6 mois avant la date limite est une bonne idée. Ce temps permettra de compléter les étapes suivantes, ainsi que de minimiser le stress ainsi que les problèmes de dernière minute. Préparer un modèle permet d’assurer que toutes les sections du rapport sont bien organisées et que rien ne manquera au produit final.
2. Inviter la participation de l’équipe. Créer un rapport annuel n’est pas une tâche solitaire! Inviter la participation de l’équipe est essentiel au bon déroulement de sa création. Demandez aux responsables de projets de préparer des résumés de leurs efforts ainsi que des analyses de leur impact fondées sur des données. Demandez à la direction de rédiger une lettre pour introduire le rapport... et ainsi de suite.
3. Recueillir les données et les témoignages. Pour illustrer l’impact de votre organisation, vous allez vouloir obtenir les résultats de vos projets, ainsi que des témoignages.
4. Commencer à écrire. Quelques phrases descriptives sont bien suffisantes! Il n’est pas nécessaire de produire de longs récits pour communiquer le succès de votre organisation. Assurez-vous plutôt que le texte soit clair, facile à lire, et invitant!
5. Une belle mise en page attire l'œil. Le design du rapport devrait correspondre aux couleurs du logo de votre OBNL. N’oubliez pas d’inclure des photos et des infographies accrocheuses pour partager votre impact!
Idéalement, votre rapport annuel devrait inclure les sections suivantes. Nous vous encourageons à utiliser et à modifier ce modèle, selon vos besoins.
L’énoncé de mission et la vision de votre organisme. L'énoncé de mission devrait figurer tout au début de votre document. Il fournira un contexte essentiel pour ces membres du lectorat qui connaissent moins bien votre organisation, et sert aussi de rappel à cette partie du lectorat qui vous connaît mieux.
Une lettre de la direction ou du conseil (ou les deux) qui souligne vos réussites et vos défis.
Les informations financières d’un organisme de bienfaisance. La section sur les finances doit clairement indiquer d’où est venu le financement et comment cet argent a été dépensé. Il est aussi utile d’inclure des diagrammes circulaires, des graphiques à barres, et autres infographies visuelles pour faciliter le partage des informations financières de l’OBNL au lectorat.
Projets et accomplissements de l’année. Voici la section où décrire les réussites de votre OBNL! Votre impact et vos résultats doivent être le point culminant de votre rapport, et pour ce faire vous pouvez inclure des témoignages et histoires percutants dans cette section.
Reconnaître vos contributrices et contributeurs. Voici la section où reconnaître et apprécier les donatrices et donneurs, les bailleuses et bailleurs de fonds, et les supporters importants de votre organisation. Vous pouvez aussi remercier ici les autres personnes essentielles, comme vos bénévoles et les membres de votre conseil.
Exemples réussis de rapports annuels du secteur:
Nous partageons certains de nos rapports annuels préférés du secteur, qui peuvent être très utiles comme source d’inspiration!
