Quelques éléments à considérer avant de mettre en place la semaine de 4 jours dans votre milieu de travail
Allô !
Moi, c’est Chris — je suis l’un des principaux consultants à Conseil impact social. Au cours de ma carrière, j’ai travaillé dans plusieurs organismes communautaires où la semaine de quatre jours (S4J) était déjà en place ou allait bientôt être adoptée.
par Chris Lau
J’ai voulu partager certaines de mes expériences avec les personnes qui envisagent de mettre en place la semaine de quatre jours comme méthode de travail viable et privilégiée. Notre premier article sur ce thème, « Qu’est-ce que la semaine de 4 jours et pourquoi l’adopter ? » est disponible ici (LINK).
Je tiens à présenter ici les éléments principaux à prendre en compte avant de mettre en place la semaine de 4 jours dans votre milieu de travail.
Attentes et préoccupations des bailleurs de fonds
La mise en place d’une S4J peut être source d’inquiétude pour certains bailleurs de fonds. Certains pourraient craindre une diminution de la qualité ou du volume de travail. En fonction des stipulations dans vos ententes avec vos bailleurs de fonds, ceux-ci pourraient également exiger un certain nombre d’heures de travail ou de jours ouvrables.
Afin de bien gérer ces attentes, entamez une conversation avec tous vos bailleurs de fonds sur le sujet avant de mettre en place la S4J. Vous pourrez ainsi mitiger leurs craintes et mieux comprendre leurs exigences. Veillez également à une communication ouverte sur l’impact du nouveau modèle sur la collaboration en matière de financement. N’hésitez pas à souligner les effets positifs attendus. Dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre qui sévit dans tous les secteurs, toute mesure susceptible d’attirer et de retenir le personnel aura des conséquences favorables sur l’organisation et ses projets.
Questions budgétaires
Malheureusement, pour certain•es, la S4J apparaîtra comme la solution à des problèmes de financement ou de budget, pour éviter de licencier des employé•es ou de réduire des programmes, par exemple.
Si c’est votre cas, voyez-y une occasion en or de tester une nouvelle approche à la structuration de votre semaine de travail ! C’est ce qui s’est passé dans l’une des organisations que j’ai dirigées. Pour garder nos employé•es, nous avons opté pour le modèle qui rémunère 80 % du salaire pour 80 % du travail (modèle 8/64/80). Bien que ce modèle soit loin d’être idéal, il peut constituer une solution temporaire pour réduire les dépenses. Si vous optez pour cette voie, veillez à communiquer ouvertement et honnêtement avec le personnel avant sa mise en œuvre et assurez-vous d’exprimer clairement qu’il s’agit d’une stratégie visant à éviter la suppression d’un poste ou d’un programme. S’il s’agit en effet d’une solution temporaire, expliquez ce que l’équipe de direction a mis en place pour surmonter les difficultés financières et éventuellement rétablir les heures de travail.
Accessibilité pour votre clientèle
La mission de certaines organisations s’adapte moins bien à la semaine de 4 jours, surtout s’il s’agit d’une organisation de première ligne. Si vous décidez de fermer un jour par semaine, envisagez une collaboration avec un organisme partenaire qui pourrait prendre en charge les urgences de vos client•es le jour où votre organisme est fermé. Pour les cas d’urgence survenant le jour fermé, un membre du personnel pourrait être désigné en rotation pour prendre les messages. Comme décrit dans le premier article de cette série, vous pouvez également échelonner l’horaire du personnel pour permettre à certain•es employé•es d’être en congé le lundi et à d’autres, le vendredi. Dans les plus petits organismes populaires, il est parfois possible de faire appel à des bénévoles pour combler certaines lacunes.
Efficacité
Le passage à la S4J donne souvent lieu à des conversations sur la productivité. On utilise ici le terme « productivité » au sens large, car il existe de nombreuses façons de l’évaluer au sein d’une organisation. En particulier pour le modèle qui maintient une rémunération de 100 % pour 80 % des heures, certaines organisations cherchent à maintenir le même niveau de productivité pour rendre ce modèle acceptable. Cependant, si l’on attend du personnel qu’il effectue la même quantité de travail en moins de temps, il peut en résulter un hausse des niveaux de stress, de frustration et d’épuisement professionnel. Afin d’éviter ce genre de situation, il est essentiel de comprendre comment réaliser la même quantité de travail au même niveau de qualité, mais de manière plus efficace. L’accompagnement d’une équipe de travail vers un plus haut niveau d’efficacité nécessite une certaine capacité de gestion du changement. Il peut être nécessaire de revoir la façon dont les réunions sont organisées, ainsi que la façon dont les programmes et le travail individuel sont gérés, par exemple en créant des plans d’action pour les programmes.
Flexibilité
Tout le monde travaille à sa façon et à des rythmes différents. Existe-t-il une méthode ou un rythme de travail « idéal » ? Ou bien avons-nous chacun une méthode et un rythme de travail qui sont simplement plus efficaces… pour nous ? Je peux avouer sans honte (les personnes qui travaillent avec moi s’en rendent vite compte) que je suis parfois plus productif à deux heures du matin. Je suis un oiseau de nuit ! Je sais aussi que j’ai tendance à être très efficace pour effectuer certaines tâches et moins pour d’autres. Certain•es personnes sont plus efficaces en travaillant de longues heures — d’autres s’accompliront en travaillant des journées plus courtes. Certain•es ont besoin d’un bruit de fond pour se concentrer, tandis que d’autres ont besoin de silence total. Certain•es s’épanouissent dans le travail multitâche, alors que d’autres ont besoin de se concentrer sur une tâche à la fois.
Pourquoi est-il important de reconnaître la diversité des styles de travail ? Il n’existe pas un seul et unique modèle de travail qui conviendra parfaitement à tous les membres de votre équipe. Il serait également déraisonnable et ingérable que chacun•e décide de ce qui lui convient le mieux. Certain•es aiment travailler 5 jours par semaine, d’autres le matin, d’autres le soir… Certain•es préfèrent travailler 4 jours, peut-être même 3 jours - exclusivement à la maison, toujours au bureau, ou encore la fin de semaine. Le cauchemar d’un•e gestionnaire, non ? Peut-être pas. Dans quelle mesure serait-il réaliste d’imaginer un milieu de travail offrant plusieurs modèles de travail, tout en gardant à l’esprit que certains emplois ont des exigences fixes qui ne sont pas négociables (un•e réceptionniste devra nécessairement être au bureau pendant les heures d’ouverture, par exemple) ? Si plusieurs modèles étaient proposés, quels seraient les éléments non négociables qui s’appliqueraient à tous les membres du personnel ? On pensera, entre autres, aux réunions des employé•es, aux réunions avec les parties prenantes importantes ou aux réunions d’équipe. Il y a probablement d’autres éléments non négociables, comme la participation aux événements importants de l’organisation, tels que l’assemblée générale annuelle. Le choix d’un modèle viable est important pour une organisation. Toutefois, une certaine flexibilité peut s’avérer essentielle pour répondre aux besoins de certain•es employé•es, particulièrement pour les individus pour qui le modèle en question fonctionne moins bien.
Partenariat et travail avec les parties prenantes
Une certaine flexibilité est à prévoir dans le cadre de la S4J si vos partenaires communautaires ou d’autres parties prenantes externes organisent des réunions qui requièrent votre présence le jour où l’organisme est fermé. C’est le genre de situation que les membres du personnel doivent comprendre, tout en ayant la possibilité de reprendre les heures travaillées, au même titre que s’ils devaient travailler la fin de semaine.
Et si la S4J n’est pas faite pour nous ?
Votre organisation ne doit pas se sentir obligée de mettre en place la S4J. Chaque organisme peut déterminer si ce modèle fonctionne ou non, et quelle forme il pourra prendre concrètement. Discuter ouvertement du pour et du contre avec le personnel et le conseil d’administration est une étape très importante avant de prendre votre décision. Si vous décidez de ne pas l’appliquer à long terme, n’hésitez pas à explorer d’autres stratégies pour améliorer le recrutement, la rétention, la qualité de vie et l’efficacité de votre personnel — que nous pouvons vous aider à mettre en place !
Notre prochain article sur le thème de la semaine de 4 jours décrira comment mettre en place une semaine de 4 jours à l’aide de notre guide étape par étape.
Dans notre prochain article sur le thème, vous trouverez un guide étape par étape pour vous aider à mettre en place la semaine de 4 jours.