Préparer son budget comme un∙e pro
Lorsqu’on fait appel à la personne chargée avec la vérification en se croisant les doigts que tout ira bien à la fin de l’année budgétaire, il est peut-être temps de repenser ses stratégies! En ce moment, nombreux sont les gestionnaires du secteur en plein milieu de la préparation du budget annuel pour l’année à venir.
Comment abordez-vous cette tâche essentielle? Est-ce que vous vous enfermez dans votre bureau avec suffisamment de collations et de café bien corsé pour vous durer au moins 48 heures? Est-ce que vous demandez au responsable de l’administration des finances de votre conseil de produire la première ébauche du budget? Ou, pendant vos rencontres, est-ce que vous demandez à chaque membre du cadre de contribuer une section du budget pour leur programmation?
Il n’existe pas d’approche universelle pour préparer le budget annuel d’une organisation à but non lucratif, mais il existe quelques pratiques qui peuvent quand même vous faciliter la tâche.
Le travail d’équipe est essentiel!
Créer un comité pour la préparation du budget, incluant au moins un membre du personnel et un membre du conseil d’administration. Créer une première version du budget et la présenter au conseil d’administration pour de la rétroaction.
Créer plus d’un seul scénario. Créer un budget « de base » ainsi que le budget de vos rêves! Dans le budget de vos rêves, prévoyez plus de risques et abordez le sujet des scénarios plus ambitieux avec votre conseil. Les conseils d’administration et les cadres empêchent parfois par excès de prudence la croissance de l’organisation.
Prendre en compte le taux d’inflation. Dans le contexte de la pandémie, le taux d’inflation ne cesse d’augmenter. Assurez-vous de prendre cette augmentation en compte dans la planification de vos dépenses, ainsi que dans le calcul des hausses salariales pour votre équipe en tenant compte de l’augmentation du coût de la vie.
Lancer un comité de collecte de fonds. Souvenez-vous que vous pouvez toujours y inviter des membres de l’extérieur du conseil d’administration. Il existe une corrélation positive entre les organisations qui ont des équipes dévouées aux collectes de fonds et celles qui créent de nouvelles sources de revenus. Rédiger un plan d’action pour la collecte de fonds et fixer une cible.
Tout excédent budgétaire de l’année passée devrait être réinvesti dans vos opérations pour l’année à venir. Parfois, les conseils prennent l’habitude d’engranger l’argent sans justification. C’est une chose d’avoir 3 à 6 mois de réserves pour couvrir les opérations en cas d’urgence, c’en est bien une autre d’amasser de grandes sommes en tant qu’organisation communautaire. Dépenser donc vos excédents budgétaires! Surtout dans le cadre actuel de la crise sanitaire, où les besoins communautaires sont importants.
Avez-vous besoin d’assistance avec les collectes de fonds et la direction financière de votre organisme? Notre équipe est là pour vous appuyer. Nous pouvons vous offrir des plans d’action et des formations adaptés pour un impact durable et positif!