Principes de base de l'AGA

Recrutement et publicité du conseil d'administration

• Idéalement, commencez le recrutement au moins trois mois avant l'AGA.  

• Rédigez un appel à candidatures pour les membres du conseil d'administration, en précisant les types de compétences qui vous manquent au sein du conseil, ainsi qu'une déclaration sur la diversité et l'inclusion, par exemple en accueillant explicitement des personnes 2LGBTQ+ et BIPOC.  Affichez-la le plus largement possible, tout en vous appuyant sur les réseaux du conseil d'administration et du personnel.  

• Créez un formulaire de candidature en ligne pour les membres du conseil d'administration qui soit simple et direct.  Inclure une question leur demandant de se décrire afin de pouvoir partager cette description dans un bref profil de candidat au conseil avec les membres.  Faites en sorte qu'il soit bilingue, court et agréable à lire.  Expliquez la procédure à suivre pour devenir membre du conseil d'administration dans le formulaire de candidature.  

• Formez un comité composé de membres du conseil d'administration et du personnel qui pourra lire les candidatures et rencontrer individuellement chaque membre potentiel du conseil d'administration avant l'AGA.  L'objectif de cette réunion est de s'assurer que les candidats sont engagés dans votre mission et qu'ils ont du temps et des compétences à offrir.

• Respectez vos statuts en ce qui concerne l'avis de convocation à l'AGA à venir (en général, le délai est d'au moins 30 jours).  

• Faites connaître votre AGA sur toutes les plateformes.  Assurez-vous que les gens sont invités à devenir membres s'ils ne le sont pas déjà.

• Réservez votre espace (s'il s'agit d'une réunion en personne) ou choisissez votre plateforme web.

• Mettez en place un système d'inscription, par exemple eventbrite.  Cela vous permettra de savoir qui a participé à l'AGA et de relancer les participants par la suite.

• Envoyez et publiez les profils des candidats au conseil d'administration avant l'AGA.

• Engagez des interprètes et des traducteurs à l'avance.

Rapport annuel

• Dans l'idéal, commencez à le préparer trois mois à l'avance.

• Incluez toujours votre déclaration de mission, une liste de votre personnel et de votre conseil d'administration, ainsi qu'un résumé financier.

• Inclure les faits marquants de l'année écoulée avec des photos

• Inclure une note du directeur général et du président (le cas échéant).

• Envisagez d'engager un graphiste ou de faire appel à un bénévole pour la mise en page et l'aspect professionnel du document.

• Envisagez de n'utiliser que la version électronique.  Vous aurez peut-être besoin de quelques exemplaires imprimés pour les membres plus âgés qui n'utilisent pas souvent le courrier électronique.

États financiers

• Contactez votre auditeur au moins six mois avant votre AGA (ils sont très occupés à la fin de l'année).

• Demandez-lui un devis et faites le tour du marché (nous pouvons vous en recommander de bons !)

• Demandez-lui une liste de documents à préparer avant qu'il n'effectue son travail.

• Un "avis au lecteur" est moins coûteux et moins approfondi.

• Un audit peut être exigé par certains de vos bailleurs de fonds.

• Prévoyez au moins trois jours complets pour préparer vos états financiers de fin d'année avec l'auditeur.

• Veillez à vous donner suffisamment de temps pour présenter les projets d'états financiers à la réunion du conseil d'administration précédant l'assemblée générale annuelle.

• Apportez les ajustements nécessaires aux états financiers.

• Prévoyez des copies imprimées pour tous les membres lors de l'AGA.

Legal requirements

• The main requirements at the AGM are:

• Nominating the Chair and Secretary for the AGM

• Ensuring quorum (see your by-laws)

• Presenting and accepting annual report / activity report

• Presenting and accepting minutes from the past AGM

• Presenting and approving financial statements

• Presenting and approving the proposed auditor for the next fiscal year

• Running Board elections

• By-laws changes (if you have any)

• Other key decisions that have to be made by your membership (as per your by-laws)

• The Secretary needs to keep a record of the main decisions passed at the AGM, how many people were in attendance and optionally who attended

• Motions should be moved, seconded and then voted on.  All voting members should have a voting paddle or something equivalent.  

• Voting by proxy might be permitted (check your by-laws)

Exigences légales

Les principales exigences de l'AGA sont les suivantes :

• Nommer le président et le secrétaire de l'AGA

• Assurer le quorum (voir vos statuts)

• Présenter et accepter le rapport annuel/rapport d'activité

• Présenter et accepter le procès-verbal de l'AGA précédente

• Présenter et approuver les états financiers

• Présentation et approbation du vérificateur proposé pour le prochain exercice financier

• Organiser les élections du conseil d'administration

• Modification des statuts (le cas échéant)

• Autres décisions clés devant être prises par les membres (conformément à vos statuts).

• Le secrétaire doit tenir un registre des principales décisions prises lors de l'AGA, du nombre de personnes présentes et, éventuellement, de l'identité des participants.

• Les motions doivent être proposées, appuyées et votées.  Tous les membres votants doivent disposer d'une palette de vote ou de quelque chose d'équivalent.  

• Le vote par procuration peut être autorisé (vérifiez vos statuts).

Rendre l'événement amusant

• Envisagez de demander à certains de vos participants de s'impliquer, par exemple en présentant leurs réflexions sur leurs expériences avec les programmes, en aidant à préparer l'AGA, en accueillant les membres à la porte, en aidant avec la technique.

• Faites jouer de la musique à l'arrivée des participants et pendant les pauses (pas trop fort pour que les participants puissent encore discuter).

• Ayez de la nourriture (il peut s'agir d'un repas-partage où le conseil d'administration et le personnel apportent des articles, mais s'ils sont trop épuisés ou trop occupés, vous pouvez faire appel à une entreprise sociale qui s'occupe de la restauration.  Nous avons des recommandations à vous faire)

• Organisez un brise-glace ou un jeu au début de l'AGA pour que les personnes présentes fassent connaissance.

• Présentez les représentants élus qui sont présents au début de l'AGA.

• Organisez une "réunion des nouveaux membres du conseil" à la fin de l'AGA pour distribuer les dossiers d'orientation du conseil (ou leur indiquer où les trouver dans le lecteur partagé) et fixer la date de la prochaine réunion du conseil.

• Prenez des photos !  N'oubliez pas de demander la permission.  Envisagez d'engager un bénévole expérimenté en photographie.

• N'oubliez pas de remercier les membres sortants du conseil d'administration et du personnel.  Cela peut se faire de manière amusante et créative (avec de petits cadeaux).

• Remerciez les bailleurs de fonds présents dans la salle et remerciez les plus importants d'entre eux par leur nom.

• Prenez une photo du nouveau conseil d'administration et/ou du nouveau conseil d'administration et du personnel ensemble (idéal pour les médias sociaux après l'AGA).

• Célébrez vos réalisations de l'année écoulée !  

Suivi de l'AGA

• Envoyez des dossiers à vos principaux bailleurs de fonds et partenaires (par courriel si c'est possible), y compris

• le rapport annuel

• les états financiers

• Nombre de membres présents à l'AGA

• Liste des nouveaux membres du conseil d'administration

• Etc (en fonction des exigences des financeurs)

Voir aussi "Ce que nous avons appris en organisant notre AGA en ligne" par COco